BT işlerini bir dış ekibe devretmek, çoğu kurumda bir anda alınan karar olmaz; yıllarca “idare edilen” bir düzenin yerine yazılı bir düzen koymak anlamına gelir. Karar verici olarak teknik ayrıntıların hepsini bilmeniz gerekmez. Ancak masaya oturmadan önce doğru soruları sormanız gerekir. Aşağıdaki yedi soru, hangi sağlayıcıyla görüşürseniz görüşün kullanabileceğiniz genel bir çerçevedir.
Bu yazı genel bilgi amaçlıdır; sözleşme ve hukuki konularda ilgili danışmanınızdan destek almalısınız.
1. Kapsam: neler dahil, neler dışarıda, yazılı mı?
En sık yaşanan anlaşmazlık, “bu zaten bizim işimizdi” cümlesinden çıkar. Kapsamın kalem kalem yazılı olmasını isteyin: sunucu, ağ, e-posta, kullanıcı desteği, yedekleme gibi başlıkların her biri için ne yapıldığı ve ne yapılmadığı belli olmalı. Kapsam dışı işlerin nasıl ele alınacağı da yazılmalıdır.
2. Tek muhatap kim, talep nasıl akar?
Bir sorun çıktığında kime yazacağınızı bilmek, hizmetin görünen yüzüdür. Tek bir muhatabın olup olmadığını, taleplerin kayıt altına alınıp alınmadığını ve açık taleplerin durumunu nasıl görebileceğinizi sorun. Telefonda söylenen ve kayda geçmeyen bir talep, sonradan kanıtlanamaz.
3. Envanter ve devralma nasıl yapılacak?
Ne olduğunu bilmeden yönetilemez. Sağlayıcı sunucuları, lisansları, hesapları, ağ cihazlarını ve yedekleri sizinle birlikte listeliyor mu? Bu liste size yazılı teslim ediliyor mu? Devralma sırasında eksik ya da belgesiz çıkan unsurların nasıl ele alınacağı da baştan konuşulmalıdır.
4. Erişim ve yetkiler kimde?
Dış ekip, kurumunuzun en hassas hesaplarına dokunacaktır. Hangi kişinin hangi yetkiyle çalışacağını, yetkilerin gerekçesini ve ekipten biri ayrıldığında yetkilerin nasıl kapatıldığını sorun. Yönetici hesaplarının sahipliğinin sizde kalıp kalmadığı özellikle önemlidir.
5. Raporlama: ne, ne sıklıkta, hangi içerikle?
Rapor, hizmetin sizin gözünüzdeki karşılığıdır. Raporun sıklığı ve içeriği sözleşmede netleşmelidir; “gerektiğinde bilgi veririz” ifadesi yeterli değildir. Raporda yapılan işlerin yanında riskler, kapasite ihtiyacı ve önerilerin de yer alıp almadığına bakın. Biz geri yükleme testini, yedekleme hizmet kapsamındaysa isteğe bağlı olarak ekleriz; sıklığını ve raporunu teklifte yazarız. Sağlayıcınıza da bunu sorun.
6. Çıkış ve veri devri nasıl işleyecek?
İlişkiye girerken çıkışı konuşmak ters görünebilir, ama en sağlıklı sorulardan biridir. Hizmet sona erdiğinde verilerinizin, belgelerin ve yönetici erişimlerinin size nasıl teslim edileceği sözleşmede yazılı olmalı. Devir sürecinin kim tarafından, hangi biçimde yürütüleceğini önceden öğrenin.
7. Mevcut BT ekibiyle iş bölümü nasıl olacak?
Kurumun kendi BT çalışanı varsa en kritik konu budur. Dış ekip onun yerine mi geçiyor, yoksa yanında ek güç mü sağlıyor? Hangi işin kimde olduğu, sorumluluk sınırlarının nerede çizildiği ve ortak çalışılan konularda kararı kimin verdiği yazılı olmalıdır. Belirsiz iş bölümü, iki tarafın da “diğeri bakıyordur” demesine yol açar.
Değerlendirme
Yedi sorudan birine sağlayıcınız net ve yazılı cevap veremiyorsa, bu o sağlayıcının elenmesi için tek başına yeterli sebep olmayabilir; ama sözleşmeden önce çözülmesi gereken bir boşluk demektir. Cevapları yan yana koyarak farklı teklifleri aynı ölçüyle karşılaştırabilirsiniz.
Soruları nasıl kullanmalı?
Yedi soruyu görüşmeye tek tek okumak zorunda değilsiniz. Her görüşmeden önce kendi cevabınızı yazın: kapsamda sizin için vazgeçilmez olan nedir, hangi işi kesinlikle içeride tutmak istiyorsunuz, hangi bilgiyi hangi sıklıkla görmek istiyorsunuz? Sağlayıcının cevaplarını bu notlarla karşılaştırdığınızda, farkın nerede olduğunu hızlıca görürsünüz.
Teklifleri yan yana koyarken de aynı yöntem işe yarar. Her soru için üç sütunlu basit bir tablo yeterlidir: sizin beklentiniz, sağlayıcının yazılı cevabı, açık kalan nokta. Açık kalan noktalar sözleşme öncesinde kapatılması gereken konulardır; sözlü söz verilen bir şey tabloda boş kalıyorsa, henüz yazılı bir güvence yok demektir. Karar sürecine mevcut BT çalışanınızı ve yönetimi birlikte dahil etmek, sonradan çıkabilecek “bu konuşulmamıştı” tartışmalarını azaltır.
7 Tepe’de bu sorular nasıl karşılanır?
Yönetilen BT hizmetimizde kapsamı kalem kalem yazarız: neyi üstlendiğimiz ve neyin dışarıda kaldığı sözleşmede görünür. Kapsam dışı işlere ayrıca teklif veririz. Tanışma aşamasında envanteri birlikte çıkarırız; tek muhatapla ve kayıt altındaki bir talep akışıyla çalışırız. Raporun sıklığını ve içeriğini, çıkış koşullarını teklifte yazarız. Hizmetin tanımına Yönetilen BT Hizmetleri sayfasından bakabilirsiniz.
Bu konuda ayrıca: Yeni sunucu mu, kiralık sunucu mu? Karar için 5 ölçüt
Kurumunuzun BT’si için yazılı bir kapsam görmek ister misiniz?
